​​​​ISO 9001:2008 στο Τμήμα Κτηματολογίου και Χωρομετρίας (ΤΚΧ)​


iso.jpg iqnet.jpg


Το Τμήμα Κτηματολογίου και Χωρομετρίας (ΤΚΧ) συμμετείχε στο συγχρηματοδοτούμενο έργο του Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού (ΤΤΔΠ) "Αναδιοργάνωση και Βελτίωση της Διοικητικής Ικανότητας των Τμημάτων της Δημόσιας Υπηρεσίας", με διάρκεια 7 χρόνια (από τον Οκτώβριο του 2008 μέχρι το Μάιο του 2015) με κύριους στόχους την ενίσχυση της διοικητικής ικανότητας των εμπλεκόμενων Τμημάτων, τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών, καθώς και της βελτίωση της εσωτερικής τους λειτουργίας.

Στο πλαίσιο του έργου αυτού, το Τμήμα συμμετείχε στη μελέτη " Σύγκριση επιδόσεων, απλούστευση διαδικασιών, εκσυγχρονισμός / κωδικοποίηση θεσμικού πλαισίου και προετοιμασία Τμήματος για εφαρμογή ISO". Η μελέτη η οποία διενεργήθηκε από εξωτερικό αξιολογητή "PWC", είχε διάρκεια 2 χρόνια, από τον Οκτώβριο του 2012 μέχρι τον Οκτώβριο του 2014.

Κυριότερες Δραστηριότητες:

  • Δημιουργήθηκαν ομάδες εργασίας στα Κεντρικά και Επαρχιακά Κτηματολογικά Γραφεία, με σκοπό την καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης και διαδικασιών των κλάδων του Τμήματος "AS –IS".
  • Κωδικοποίηση θεσμικού πλαισίου του ΤΚΧ και προτάσεις για εκσυγχρονισμό του.
  • Προτάσεις για βελτίωση / επανασχεδιασμό / απλούστευση των υφιστάμενων διαδικασιών από την ανάδοχο εταιρεία "TO-BE", λαμβάνοντας υπόψη βέλτιστες πρακτικές που υιοθετούνται από άλλες χώρες, μέσω της εφαρμογής της μεθοδολογίας  σύγκρισης επιδόσεων.
  • Προετοιμασία ΤΚΧ για εφαρμογή ISO 9001:2008 (τελευταίο στάδιο της μελέτης)

Προετοιμασία ΤΚΧ για εφαρμογή ISO 9001:2008:

  • Καθορισμός Ομάδας Ποιότητας – αποτελείται από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης και Βοηθό Εκπρόσωπο Διοίκησης και τα υπόλοιπα μέλη οι οποίοι καθορίστηκαν από τους Ανώτερους Κτηματολογικούς Λειτουργούς και Επαρχιακούς Κτηματολογικούς Λειτουργούς και εκπροσωπούν τους κλάδους του Τμήματος και τα Επαρχιακά Κτηματολογικά Γραφεία, με συγκεκριμένα καθήκοντα και ευθύνες.  Σε συνεργασία με τη Διεύθυνση του Τμήματος θα πρέπει να διασφαλίζουν τη συνεχή λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου.
  • Εκπαίδευση ομάδας ποιότητας και εμπλεκομένων για διενέργεια εσωτερικών επιθεωρήσεων και γνωριμία με το Σύστημα και τις απαιτήσεις του.
  • Κωδικοποίηση όλων των εγγράφων και εντύπων του Τμήματος, τυποποίηση και κωδικοποίηση όλων των διαδικασιών, με αποτέλεσμα τη δημιουργία των Εγχειριδίων Λειτουργίας (ένα για κάθε Λειτουργία/κλάδο του Τμήματος).
  • Δημιουργία Εγχειριδίου Ποιότητας το οποίο έχει αποσταλεί σε όλο το προσωπικό του Τμήματος.
  • Διενέργεια εσωτερικών επιθεωρήσεων για αρκετές από τις διαδικασίες του Τμήματος παγκύπρια.
  • Λήψη διορθωτικών ενεργειών όπου διαφάνηκε ότι υπήρξαν παρεκκλίσεις (προβληματικές διαδικασίες) και εντοπισμός και διόρθωση «μη συμμορφώσεων», σύμφωνα με τις οδηγίες του προτύπου.
  • Καθορισμός δεικτών απόδοσης και στόχων ποιότητας.
  • Μέτρηση Ικανοποίησης Πολιτών (ερωτηματολόγια).

Ακολούθως, αφού όλα τα πιο πάνω είχαν ολοκληρωθεί με επιτυχία, σύμφωνα με τα χρονοδιαγράμματα του συγχρηματοδοτούμενου έργου του ΤΔΔΠ, ξεκίνησε το  έργο που αφορούσε την "Πιστοποίηση ενιαίου Συστήματος Ποιότητας ISO 9001:2008", με ανάδοχο εταιρεία την Κυπριακή Εταιρεία Πιστοποίησης, το οποίο είχε διάρκεια 4 μήνες και ολοκληρώθηκε αρχές Ιουνίου 2015.

Κατά τη διάρκεια του έργου αυτού, η ανάδοχος εταιρεία, είχε αρχικά συλλέξει τις απαιτούμενες πληροφορίες, σε σχέση με τις απαιτήσεις του προτύπου, με επισκέψεις στο Τμήμα και συζητήσεις με την ομάδα ποιότητας. Ακολούθως, είχε προχωρήσει στα πρώτα συμπεράσματα / διαπιστώσεις, σχετικά με την κατάσταση του υφιστάμενου Συστήματος Ποιότητας που είχε δημιουργηθεί στο ΤΚΧ. Αφού το πρώτο στάδιο είχε ολοκληρωθεί με επιτυχία, δηλαδή χωρίς προβλήματα στην τεκμηρίωση του Συστήματος όπως είχε κτιστεί, ακολούθησε εξωτερική επιθεώρηση από την Κυπριακή Εταιρεία Πιστοποίησης. Κατά τη διάρκεια της εξωτερικής επιθεώρησης, αξιολογήθηκαν οι βασικές διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, επιθεωρήθηκαν διαδικασίες με βάση τα εγχειρίδια Λειτουργίας των κλάδων, τόσο στα Κεντρικά, όσο και στα Επαρχιακά Κτηματολογικά Γραφεία, αξιολογήθηκαν τα αποτελέσματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων και της διοικητικής ανασκόπησης, καθώς και έλεγχος των στόχων ποιότητας και των αποτελεσμάτων της έρευνας ικανοποίησης πολιτών. Ως αποτέλεσμα του έργου αυτού ήταν η επιτυχής πιστοποίηση του ΤΚΧ με τη διάκριση ISO 9001:2008, χωρίς οποιεσδήποτε σοβαρές παρατηρήσεις ή μη συμμορφώσεις.

Η ανωτέρω πιστοποίηση αποτελεί αναγνώριση ότι το Τμήμα Κτηματολογίου και Χωρομετρίας, διαθέτει την ικανότητα να λειτουργεί με βάση καταγεγραμμένες διαδικασίες και εφαρμόζει τις σχετικές νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις για την κάλυψη των απαιτήσεων, τόσο του ίδιου του Τμήματος, όσο και των πολιτών. Η ποιότητα θα συμβάλει στην αποτελεσματικότερη λειτουργία του Τμήματος, στην εμπέδωση μιας νέας πολιτο-κεντρικής κουλτούρας, στη βελτίωση του επιπέδου των προσφερόμενων υπηρεσιών του και στην αύξηση του βαθμού ικανοποίησης των πελατών του.


ISO 9001 CERTIFICATE.pdf

IQNet CERTIFICATE.pdf


iso_1.JPGiso_2.JPG